Novas obrigações fiscais que as empresas devem observar

No cenário fiscal brasileiro, há transformações relevantes que exigem atenção das empresas, de micro a grandes, e que têm impacto direto sobre seus processos, documentos eletrônicos, sistemas e até a governança tributária. A seguir, apresentamos os principais pontos, os impactos mais urgentes e o que você, como gestor ou responsável fiscal, deve fazer para se preparar.

1. O que está mudando

As mudanças se concentram sobretudo na área de consumo, obrigações acessórias e documentos eletrônicos. Entre os destaques:

• O novo modelo de tributação prevê substituição de tributos como PIS, COFINS, ICMS e ISS por dois novos tributos, a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS).
• O período de transição entre o modelo atual e o novo vai se estender entre 2026 e 2033, sendo necessário operar simultaneamente com dois sistemas de tributação.
• A obrigação de emitir, transmitir ou integrar eventos fiscais com dados mais completos no XML das notas fiscais eletrônicas será exigida a partir de 2026.
• Outro ponto é o impacto da regra global de tributação mínima proposta pela Organização para a Cooperação e Desenvolvimento Econômico (OCDE), que trará exigências adicionais de reporte para empresas que atuam internacionalmente.

2. Principais obrigações que merecem atenção imediata

Para não ser pego de surpresa, é importante focar nessas obrigações:

• Emissão e recepção de notas fiscais eletrônicas: O XML precisará conter campos novos, definidos por obrigatoriedade dos “eventos fiscais”. A falha de emissão ou recepção pode levar à rejeição, perda de créditos ou bloqueios de faturamento.
• Apuração e recolhimento em dois regimes tributários: De 2026 até 2033, será necessário operar nos dois modelos, o antigo e o novo. Isso exige apurar dados para ambos, manter sistemas compatíveis e auditar os resultados.
• Atualização de sistemas e automação: Empresas que dependem de controles manuais ou sistemas pouco integrados correm grande risco, e muitas ainda não iniciaram essa adaptação.
• Revisão de contratos, logística e precificação: A mudança tributária afeta margens, recuperação de créditos, cadeia de fornecedores e até o preço de venda. É hora de revisar se os ativos, estoques, produtos e serviços estão corretamente classificados para os novos tributos.
• Capacitação das equipes: As áreas fiscal e contábil, TI, financeiro e operações precisam estar alinhadas. A correta interpretação da legislação não basta, é necessário traduzir para sistemas, processos e treinamentos.

Empresas estão pouco preparadas: pesquisa recente apontou que cerca de 72% das médias e grandes empresas ainda não concluíram sequer o planejamento para adaptação à reforma.

3. Checklist prático para as empresas

Para auxiliar o gestor ou responsável fiscal, seguem alguns passos práticos:

1. Realize diagnóstico completo
   • Mapeie os processos fiscais atuais, como emissão de notas, recebimento, crédito e apuração.
   • Identifique sistemas, equipamentos e controles manuais que suportam obrigações acessórias.
   • Liste os produtos e serviços que podem ter impacto distinto no novo regime, como códigos, classificação e alíquota.
2. Planeje ações de adaptação
   • Atualize ou adquira tecnologia que permita emissão e recepção de notas com novos campos, integração de sistemas contábeis e fiscais.
   • Treine sua equipe de TI e fiscal para entender os novos tributos, CBS e IBS, e obrigações de eventos fiscais.
   • Revise contratos, política de preços e margens considerando a transição tributária.
3. Implemente e monitore versões de teste
   • Crie ambiente de homologação para testar emissão e recepção conforme novo layout de XML e eventos fiscais.
   • Simule os dois regimes tributários, o antigo e o novo, para verificar impacto na apuração de impostos, créditos e obrigações acessórias.
   • Estabeleça indicadores para acompanhamento, como percentual de documentos com erros, tempo de emissão e custo de conformidade.
4. Integre os agentes de automação e oriente para o futuro
   • Considere incorporar agentes de automação, como robôs de processos ou motores fiscais.
   • Mantenha a equipe atualizada com workshops, guias e orientação contínua para mudanças regulatórias.
   • Prepare-se para operar com dois sistemas tributários até 2033, pois a transição será longa e gradual.

4. Conclusão

As novas obrigações fiscais que se avizinham não são apenas mais um tema contábil ou tributário para empurrar para o fim do ano. Trata-se de uma transformação estrutural que envolve sistemas, processos, pessoas e dados.

Se você lidera ou apoia a gestão fiscal na empresa, vale reservar agora mesmo um tempo para iniciar o diagnóstico, envolver TI e contabilidade e comunicar ao time sobre os próximos passos. A mudança já começou.