Como funciona o processo de baixa do XML e quais são os principais problemas -

A baixa do XML é uma etapa essencial para garantir a conformidade fiscal e o correto armazenamento das informações das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Embora o processo seja simples para na visão de muitos, ele envolve muita atenção para que não ocorra falhas.

Neste artigo, a Dribion auxilia no entendimento do XML, como ocorre sua baixa e quais são os erros mais comuns que impactam a rotina das empresas.

O que é o XML e como ele funciona

O XML é o arquivo digital que contém todas as informações oficiais de uma NF-e, sendo ele o documento fiscal valido reconhecido pela SEFAZ com validade jurídica, diferentemente da DANFE, que não possui esse reconhecimento.

Dentro do arquivo de XML serão encontrados dados como:

Emitente e destinatário.

Produtos e serviços.

Valores e impostos.

Chave de acesso.

Protocolo de autorização.

Situação da nota na SEFAZ.

A utilização do arquivo XML permite também a conferências, auditorias, automações com o ERP e integrações com sistemas contábeis, facilitando assim o entendimento e disponibilizando mais praticidade e segurança ao dado fiscal.
É fundamental que a empresa guarde os XML por um período mínimo de até 5 anos, que é o tempo de validade fiscal estipulado pela Receita.

Como é realizado o processo de baixa do XML

A baixa do XML é a etapa em que o sistema captura, válida e armazena o arquivo da NF-e. Isso pode ocorrer por diferentes meios:

Download autorizado na SEFAZ, utilizando o certificado digital.

Recebimento direto do fornecedor, quando ele envia o XML da nota emitida.

Agentes automatizados, que fazem a busca e a coleta do arquivo automaticamente.

Em um fluxo padrão, o processo envolve:

Identificar a chave de acesso da NF-e.

Solicitar o XML à SEFAZ ou coletá-lo do fornecedor.

Verificar a validade do arquivo e o protocolo de autorização.

Armazenamento do XML.

Disponibilizar o documento para os setores envolvidos (fiscal, compras, contabilidade, etc.).

Quais os problemas mais comuns na baixa do XML

Perda de comunicação com a SEFAZ (instabilidade, timeout ou manutenção programada).

Certificado digital expirado ou inválido.

Chave de acesso digitada incorretamente.

XML não enviado pelo fornecedor.

Tentativa de baixar NF-e cancelada ou não autorizada.

Armazenamento incorreto do XML.

Vale destacar também para casos de automação da baixa a questão de duplicidade, onde somente um remetente pode realizar a baixa (você cliente ou seu contador). Em casos de um de vocês já terem realizado o download, a receita não permitirá que o outro realize novamente.

Em resumo, esses costumam ser os problemas mais comuns de quem realiza o processo de baixa do XML e caso venha a enfrentar algum destes problemas, entre em contato com o nosso suporte através do número (43) 3524-3344, que ficaremos felizes em auxiliar.

Facilitando o processo

A Dribion tem como proposito a facilidade e diminuição do retrabalho dentro das empresas, por isso possui dentro de seu ERP, CDSFive, automações que podem ser ativadas gratuitamente que vão auxiliar nos processos que envolvem o XML. Caso tenha interesse em ativar essas automações, converse com o nosso suporte através de nosso site Dribion.com.

Resumo de informações

Manter um fluxo confiável de baixa de XML é fundamental para a segurança fiscal e operacional da empresa. Automatizar o processo reduz erros, assegura o armazenamento adequado dos documentos e garante atendimento às exigências da Receita Federal, mas claro, se atentando a questão de apenas você ou seu contador poder realizar esse donwload. Dessa forma, a empresa evita riscos, facilita auditorias e ganha eficiência interna. Não se esquecendo do que o XML é o documento fiscal oficial da NF-e e deve ser armazenado por no mínimo 5 anos.

Caso tenha alguma dúvida referente ao XML ou queria ativar as automações de baixa gratuitas da Dribion, entre em contato com um de nossos especialistas através do telefone (43) 3524-3344 ou pelo site dribion.com.